CAPITOLUL I
DISPOZIŢII GENERALE
Art. 1.
Comisia pentru Baza materială, Buget şi Finanţe se constituie şi funcţionează în temeiul Legii nr. 1/2011 a educaţiei naţionale, cu modificările și completările ulterioare, al Cartei Universităţii „Dunărea de Jos” din Galaţi și al Regulamentului de organizare şi funcţionare a Senatului universitar.
Art. 2.
Comisia pentru Baza materială, Buget şi Finanţe are, în principal, funcţii de control, consultanţă şi expertizare, de analiză şi fundamentare a deciziilor, hotărârilor şi actelor normative interne supuse spre aprobare Senatului universitar, aferente domeniului ei de competenţă.
CAPITOLUL II
ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE
Art. 3.
Componenţa comisiei se stabileşte la propunerea preşedintelui Senatului universitar, pe baza propunerilor/autopropunerilor senatorilor, la începutul mandatului şi se aprobă de către plenul Senatului prin vot deschis. Comisia funcționează, de regulă, pentru o perioadă de 4 ani, este formată dintr-un număr impar de membri şi este condusă de un președinte, numit de preşedintele Senatului universitar şi avizat de plenul Senatului.
Art. 4.
În stabilirea componenţei nominale a comisiei, vor fi avute în vedere opţiunea fiecărui membru al Senatului şi, specializarea şi competenţele acestuia, astfel încât comisia să aibă caracterul unui organism specializat, cu rol de expert în domeniul de activitate de care răspunde.
Art. 5.
Completarea sau modificarea componenţei comisiei, pe durata unui mandat, se va face cu respectarea aceloraşi dispoziţii aplicabile la constituirea acesteia.
Art. 6.
Comisia se întruneşte periodic, în şedinţe ordinare şi în şedinţe extraordinare, după caz şi îşi desfăşoară activitatea în prezenţa a minim 2/3 din membrii săi.
Art. 7.
Comisia este convocată de preşedintele comisiei sau de preşedintele Senatului.
Art. 8.
În situații excepționale, precum starea de urgență, starea de alertă și alte condiții care nu permit întrunirea comisiei, ședințele acesteia se pot derula în modul on-line, votul fiind exprimat electronic, prin e-mail.
Art. 9.
Membrii comisiei care nu pot lua parte la şedinţe trebuie să anunţe din timp președintele comisiei şi să menţioneze cauzele care îi împiedică să participe.
Art. 10.
Absența la ședința comisiei sau la exprimarea votului electronic pentru mai mult de 3 ședințe într-un an academic conduce la sancțiuni conform Regulamentului de Organizare și Funcționare a Senatului universitar.
Art. 11.
Funcţia de secretar al comisiei este asigurată de un salariat din structura Cancelariei Senatului. Dacă acesta absentează, atribuţiile sale vor fi preluate de un membru desemnat de comisie.
Art. 12.
Comisia pentru Baza materială, Buget şi Finanţe, în îndeplinirea atribuţiilor proprii, emite Recomandări, Avize sau Puncte de vedere, care se adoptă cu majoritate simplă, exceptând cazurile în care se aplică alte prevederi.
Art. 13.
Documentele elaborate de comisie sunt prezentate Senatului de către preşedintele comisiei sau de către un alt raportor desemnat în acest sens.
Art. 14.
Documentele comisiei se adoptă, de regulă, prin vot deschis. La propunerea președintelui sau a oricărui membru prezent la ședință, se va adopta procedura votului secret, dacă acest lucru nu contravine altor regulamente superioare.
Art. 15.
Rapoartele, recomandările, avizele sau punctele de vedere ale comisiei care privesc patrimoniul imobil al universităţii (terenuri şi clădiri) se adoptă cu majoritatea de 2/3 a membrilor comisiei.
Art. 16.
La ședințele comisiei pot fi invitate, fără drept de vot, persoane a căror prezență este apreciată ca fiind necesară pentru clarificarea unor aspecte aflate în competența comisiei.
Art. 17.
(1) Comisia sesizată pentru un aviz trebuie să se pronunţe în termen de cel mult 30 zile de la data primirii proiectului de hotărâre.
(2) Lipsa răspunsului la solicitarea de aviz a din partea comisiei, în termenul maxim de 30 zile, echivalează cu aviz favorabil.
(3) Avizul comisiei are caracter consultativ.
Art. 18.
(1) Preşedintele comisiei asigură reprezentarea acesteia în raporturile sale cu şedinţa în plen a Senatului şi cu celelalte comisii.
(2) Preşedintele comisiei conduce şedinţele comisiei. În cazul indisponibilităţii preşedintelui, se alege prin vot deschis, un preşedinte de şedinţă.
(3) Secretarul comisiei efectuează apelul nominal şi ţine evidenţa participării la şedinţe a membrilor comisiei, asigură redactarea rapoartelor, rapoartelor de avizare, proceselor-verbale etc. şi efectuează numărarea voturilor exprimate în cadrul şedinţelor acesteia.
Art. 19.
Activitatea comisiei pentru avizarea proiectelor de hotărâri va cuprinde următoarele etape:
a) examinarea proiectului de hotărâre a iniţiatorului şi a expunerii de motive a acestuia;
b) examinarea eventuală a raportului de specialitate al compartimentului de resort din cadrul serviciilor din structura universităţii;
c) redactarea, semnarea de către membrii comisiei şi înaintarea raportului de avizare la Cancelaria Senatului. Acest raport trebuie să conţină aprecierea explicită a oportunităţii proiectului şi o concluzie neechivocă de admitere, admitere cu modificări bine definite sau respingere a acestuia.
Art. 20.
Comisia poate solicita, pentru îndeplinirea atribuţiilor sale, prin preşedintele său, rapoarte, informări şi documente din partea facultăţilor şi departamentelor, precum şi din partea oricărei structuri administrative a universităţii. Solicitările se vor formula cu aprobarea sau la dispoziţia expresă a Preşedintelui Senatului universitar.
Art. 21.
Documentele comisiei se tehnoredactează şi se semnează de preşedintele comisiei și se comunică Preşedintelui Senatului și Cancelariei Senatului pentru înregistrare.
Art. 22.
Calitatea de membru al Comisiei pentru Bază materială, Buget şi Finanţe poate înceta în următoarele cazuri:
a) prin decizia preşedintelui Senatului universitar, pentru motive bine întemeiate ce vor fi prezentate plenului Senatului.
b) la încetarea mandatului de membru al Senatului universitar;
c) prin pierderea calității de membru al Senatului universitar;
d) prin demisie sau transfer la o altă comisie a Senatului universitar.
CAPITOLUL III
ATRIBUŢII
Art. 23.
În exercitarea atribuţiilor sale, Comisia pentru baza materială, buget si finanţe poate elabora sau analiza următoarele tipuri de documente, specifice procesului de analiză şi decizie în elaborarea unei hotărâri de Senat, plecând de la un proiect de hotărâre generat de un iniţiator şi mergând până la plenul Senatului care adoptă hotărârea de Senat, după cum urmează:
a) Expunerea de motive a iniţiatorului, care va defini: raţiunile care au determinat iniţierea proiectului, şi, după caz, scopul urmărit, modul de realizare şi resursele necesare;
b) Raportul de specialitate al compartimentului de resort din cadrul serviciilor universităţii, care trebuie să trateze: temeinicia proiectului, prin stabilirea corectă a stării de fapt şi legalitatea, prin corecta încadrare în drept a stării de fapt. O atenţie deosebită se acordă respectării competenţei şi concordanţei dispoziţiilor propuse în proiect, cu prevederile legale şi principiile de drept.
c) Raportul de avizare al comisiei, care trebuie să asigure oportunitatea proiectului, apreciază concordanţa dintre scopul urmărit de iniţiator şi interesele universităţii. Raportul de avizare are caracter informativ.
Art. 24.
Comisia pentru baza materială, buget şi finanţe are, în general, următoarele tipuri de atributii:
a) Elaborarea de rapoarte de specialitate pentru avizarea proiectelor de hotărâre a Senatului, atunci când iniţiatorul este conducerea administrativă a universitaţii sau ordonatorul de credite;
b) Elaborarea, dupa caz, de rapoarte de specialitate pentru avizarea proiectelor de hotărâre a Senatului, atunci când iniţiatorul este chiar Senatul prin plenul său;
c) Elaborarea de proiecte de hotărare a Senatului şi expuneri de motive atunci când iniţiatorul este chiar Comisia pentru baza materială, buget şi finanţe şi Senatul urmează să avizeze în plen proiectul de hotărâre. În acest caz raportul de specialitate poate fi cerut de Senat unui compartiment de specialisti din cadrul serviciilor universităţii, înainte de a fi adoptată hotărârea de către plenul Senatului;
d) Elaborarea de rapoarte prin care comisia îsi îndeplineşte rolul de analiza a aspectele financiare ale activităţii instituţiei şi de a propune Senatului studii, programe şi proiecte de măsuri privind asigurarea resurselor financiare ale Universităţii şi gestionarea eficientă şi raţională a acestora. Comisia pentru baza materială, buget şi finanţe are, în acest caz, următoarele atribuţii specifice:
- analizează periodic modul de constituire, administrare şi utilizare a resurselor financiare ale Universităţii, ţinând cont de actele normative privind finanţarea instituţiilor publice;
- analizează, pe baza datelor privind execuţia bugetară, cheltuielile efectuate pe capitole şi propune Senatului universitar măsuri de eliminare a cheltuielilor neeconomicoase;
e) Colaborează cu Comisia Didactică şi de Calitate pentru adaptarea instituţiei la sistemul de finanţare a universităţilor, în condiţiile autonomiei financiare;
f) Întocmeşte, pe baza analizelor economico-financiare, prognoze şi calcule de fundamentare a indicatorilor financiari privind cheltuielile bugetare;
g) Colaborează cu compartimentele de specialitate şi cu celelalte comisii ale Senatului la întocmirea Planului strategic de dezvoltare a universităţii şi a fiecărei facultăţi în parte;
h) Monitorizează modul de utilizare a resurselor financiare ale universităţii şi prezintă Senatului universitar rapoarte;
i) Avizează proiectele de buget, de rectificare a bugetului, conturile de închidere a execuţiei şi situaţiile financiare ale universităţii;
j) Analizează modul de organizare şi conducere a activităţii financiar-contabile a universităţii;
k) Colaborează cu compartimentele de specialitate şi cu celelalte comisii ale Senatului la elaborarea, potrivit competenţelor stabilite, de instrucţiuni şi regulamente referitoare la întocmirea şi circulaţia documentelor în care sunt consemnate operaţiuni patrimoniale;
l) Elaborează studii, analize, documentări şi sinteze în vederea prezentării în Senat de propuneri pentru proiectele de acte normative specifice prin care să se reglementeze activitatea financiar-contabilă în universitate;
m) Duce la îndeplinire orice solicitare a Preşedintelui Senatului universitar, în acord cu legislaţia în vigoare şi cu sfera de competenţă proprie.
Art. 25.
Preşedintele comisiei are următoarele atribuţii şi obligaţii:
a) Convoacă şi conduce şedinţele comisiei;
b) Coordonează activitatea comisiei şi oferă informaţii preşedintelui Senatului;
c) Prezintă Senatului raportul anual privind activitatea comisiei;
d)Asigură informarea membrilor comisiei şi pune la dispoziție toate documentele necesare desfăşurării activităţii;
e) Colaborează cu prorectorii responsabili cu activitatea de management financiar.
Art. 26.
Membrii comisiei au următoarele atribuţii şi obligaţii :
a) Participă la şedinţele comisiei;
b) Îşi exprimă liber opiniile privind problemele supuse analizei;
c) Participă prin vot la luarea deciziilor;
d) Participă la elaborarea rapoartelor, analizelor specifice comisiei.
CAPITOLUL IV
DISPOZIŢII FINALE
Art. 27.
Prezentul regulament poate fi modificat sau completat ori de câte ori este necesar, la propunerea Comisiei pentru Bază materială, Buget şi Finanţe şi cu votul majorităţii simple a membrilor Senatului universitar.
Art. 28.
Prezentul Regulament a fost aprobat în şedinţa de Senat din data de 9 decembrie 2020.
Președinte Comisia pentru Baza materială, Buget şi Finanţe
Conf. univ. dr. Florina Oana VÎRLĂNUŢĂ