Universitatea "Dunărea de Jos" din Galați
Tradiție în performanță

Regulamentul de Organizare și Funcționare al Comisiei pentru Baza Materială, Buget și Finanțe

CAPITOLUL I
DISPOZIŢII GENERALE


Art. 1. Prezentul regulament este elaborat în conformitate cu Legea Educaţiei Naţionale nr. 1/2011, Carta universităţii “Dunărea de Jos” din Galaţi si Regulamentul de Organizare şi Funcţionare a Senatului.
Art. 2. Comisia pentru Baza materială, Buget si Finanţe are, în principal, funcţii de control, consultanţă şi expertizare, de analiză şi fundamentare a deciziilor, hotărârilor şi actelor normative interne supuse spre aprobare Senatului aferente domeniului ei de competenţă.

CAPITOLUL II
COMPONENŢĂ


Art. 3 Componenţa nominală a comisiei este propusă de către senatori şi preşedintele Senatului şi este aprobată de către Senat prin vot deschis, cu cel puţin jumătate plus unu din voturile celor prezenţi, la începutul mandatului Senatului.
Art. 4. Comisia este condusă de un preşedinte. Acesta este membru al Senatului şi este desemnat de către preşedintele acestuia, cu avizul Senatului, prin vot deschis, cu cel puţin jumătate plus unu din voturile celor prezenţi.
Art. 5. În stabilirea componenţei nominale a comisiei, vor fi avute în vedere opţiunea fiecărui membru al Senatului şi, specializarea şi competenţele acestuia, astfel încât comisia să aibă caracterul unui organism specializat, cu rol de expert în domeniul de activitate de care răspunde.
Art. 6. Dacă se pune problema completării sau a modificării de către Senat a componenţei comisiilor de specialitate, pe parcursul mandatului, se utilizează aceeaşi procedură ca la alegere.
Art. 7. Comisia poate să-şi desfăşoare activitatea şi prin cooptarea temporară a unor specialişti ai universităţii, cadre didactice sau personal nedidactic şi didactic auxiliar, precum şi a altor persoane din exteriorul universităţii, în funcţie de natura problemelor tratate.

CAPITOLUL III
ATRIBUŢII


Art. 8. În exercitarea atribuţiilor sale, Comisia pentru Baza materială, Buget si Finanţe poate elabora sau analiza următoarele tipuri de documente, specifice procesului de analiză şi decizie în elaborarea unei hotărâri de Senat, plecând de la un proiect de hotărâre generat de un iniţiator şi mergând până la plenul Senatului care adoptă hotărârea de Senat, după cum urmează:
a) Expunerea de motive a iniţiatorului, care va defini: raţiunile care au determinat iniţierea proiectului, şi, după caz, scopul urmărit, modul de realizare şi resursele necesare;
b) Raportul de specialitate al compartimentului de resort din cadrul serviciilor universităţii, care trebuie să trateze: temeinicia proiectului, prin stabilirea corectă a stării de fapt şi legalitatea, prin corecta încadrare în drept a stării de fapt. O atenţie deosebită se acordă respectării competenţei şi concordanţei dispoziţiilor propuse în proiect, cu prevederile legale şi principiile de drept.
c) Raportul de avizare al comisiei, care trebuie să asigure oportunitatea proiectului, apreciază concordanţa dintre scopul urmărit de iniţiator şi interesele universităţii. Solicitarea raportului de avizare este obligatorie, însă Senatul nu este obligat să i se conformeze.

Art. 9. Comisia pentru baza materială, buget şi finanţe are, în general, următoarele tipuri de atributii:
(a) elaborarea de rapoarte de specialitate pentru avizarea proiectelor de hotărâre a Senatului, atunci când iniţiatorul este conducerea administrativă a universitaţii sau ordonatorul de credite;
(b) elaborarea, dupa caz, de rapoarte de specialitate pentru avizarea proiectelor de hotărâre a Senatului, atunci când iniţiatorul este chiar Senatul prin plenul său;
(c) elaborarea de proiecte de hotărare a Senatului şi expuneri de motive atunci când iniţiatorul este chiar Comisia pentru baza materială, buget şi finanţe şi Senatul urmează să avizeze în plen proiectul de hotărâre. În acest caz raportul de specialitate poate fi cerut de Senat unui compartiment de specialisti cadrul serviciilor universităţii, înainte de a fi adoptată hotărârea de către plenul Senatului;
(d) elaborarea de rapoarte prin care comisia îsi îndeplineşte rolul de analiza a aspectele financiare ale activităţii instituţiei şi de a propune Senatului studii, programe şi proiecte de măsuri privind asigurarea resurselor financiare ale Universităţii şi gestionarea eficientă şi raţională a acestora. Comisia pentru baza materială, buget şi finanţe are, în acest caz, următoarele atribuţii specifice:
a. analizează periodic modul de constituire, administrare şi utilizare a resurselor financiare ale Universităţii, ţinând cont de actele normative privind finanţarea instituţiilor publice;
b. analizează şi propune Senatului noi surse de provenienţă a disponibilităţilor monetare şi/sau materiale necesare;
c. efectuează analize şi elaborează propuneri privind determinarea costurilor procesului de învăţământ şi ale cercetării ştiinţifice şi aplicarea sistemului de conducere prin bugete a structurilor de învăţământ şi cercetare;
d. colaborează cu Comisia Didactică şi de Calitate pentru adaptarea instituţiei la sistemul de finanţare a universităţilor, în condiţiile autonomiei financiare;
e. întocmeşte, pe baza analizelor economico-financiare, prognoze şi calcule de fundamentare a indicatorilor financiari privind cheltuielile bugetare;
f. colaborează cu compartimentele de specialitate şi cu celelalte comisii ale Senatului la întocmirea Planului strategic de dezvoltare a universităţii şi a fiecărei facultăţi în parte;
g. colaborează cu compartimentele de specialitate şi cu celelalte comisii ale Senatului la fundamentarea şi elaborarea programelor anuale la nivelul facultăţilor şi al universităţii;
h. colaborează cu compartimentele de specialitate şi cu administratorii facultăţilor la fundamentarea şi întocmirea proiectului de buget la nivelul universităţii şi la nivelul fiecărei facultăţi şi avizează aceste proiecte înaintea prezentării lor în Senat;
i. propune actualizarea bugetelor aprobate, ori de cate ori este cazul, pe baza actelor normative de modificare sau a altor condiţii de fundamentare a acestora;
j. analizează modul de organizare şi conducere a contabilităţii cantitativ-valorice a bunurilor materiale pentru activitatea proprie;
k. colaborează cu Serviciul Contabilitate la întocmirea situaţiilor financiare anuale şi periodice, precum şi a rapoartelor de gestiune şi avizează aceste situaţii înaintea prezentării lor în Senat;
l. avizează deciziile de organizare a controlului financiar preventiv, a controlului operativ ierarhic şi a auditului intern;
m. colaborează cu compartimentele de specialitate şi cu celelalte comisii ale Senatului la elaborarea, potrivit competenţelor stabilite, de instrucţiuni şi regulamente referitoare la întocmirea şi circulaţia documentelor în care sunt consemnate operaţiuni patrimoniale;
n. analizează, pe baza datelor privind execuţia bugetară, cheltuielile efectuate pe capitole, şi propune Senatului măsuri de eliminare a cheltuielilor neeconomicoase;
o. elaborează studii, analize, documentări şi sinteze în vederea prezentării în Senat de propuneri pentru proiectele de acte normative specifice prin care să se reglementeze activitatea financiar-contabilă în universitate;

CAPITOLUL IV
ORGANIZARE ŞI FUNCŢIONARE


Art. 10. Activitatea comisiei se desfăşoară pe baza programelor de lucru periodice pe care aceasta le adoptă, a căror realizare este urmărită de preşedintele comisiei.
Art. 11. Comisia se întruneşte periodic, în şedinţe ordinare şi în şedinţe extraordinare, după caz. Comisia îşi desfăşoară activitatea în prezenţa majorităţii simple a membrilor săi.
Art. 12. Şedinţele se convoacă din iniţiativa preşedintelui comisiei, din iniţiativa oricărui membru al comisiei sau a preşedintelui Senatului cu cel puţin 3 zile înainte de data stabilită. În regim de urgenţă (şedinţe extraordinare), comisia poate fi convocată la solicitarea preşedintelui comisiei sau a preşedintelui Senatului.
Art. 13. Cu privire la desfăşurarea şedinţelor comisiei se încheie procese-verbale. Procesul-verbal va fi semnat de preşedintele comisiei şi de toţi membrii comisiei prezenţi, la sfârşitul şedinţei.
Art. 14. Lucrările comisiei sunt consemnate într-un caiet de procese verbale. Funcţia de secretar al comisiei este asigurată de un salariat din structura Cancelariei Senatului. Dacă acesta absentează, atribuţiile sale vor fi preluate de un membru desemnat de comisie.
Art. 15. Rapoartele, recomandările, avizele sau punctele de vedere ale comisiei se adoptă cu majoritate simplă a membrilor prezenţi. Rapoartele, recomandările, avizele sau punctele de vedere ale comisiei care privesc patrimoniul imobil al universităţii (terenuri şi clădiri) se adoptă cu majoritatea de 2/3 a membrilor comisiei. Votul membrilor comisiei este deschis.
Art. 16. (1) Comisia sesizată pentru un aviz trebuie să se pronunţe în termen de cel mult 30 zile de la data primirii proiectului de hotărâre.
(2) Lipsa de aviz a comisiei în termenul de cel mult 30 zile echivalează cu aviz favorabil.
(3) Avizul comisiei are caracter consultativ.
Art. 17. – (1) Preşedintele comisiei asigură reprezentarea acesteia în raporturile sale cu şedinţa în plen a Senatului şi cu celelalte comisii. El conduce şedinţele comisiei, poate propune ca la lucrările acesteia să participe şi alte persoane din afara ei, dacă interesele efectuării lucrării respective o cer şi susţine în şedinţele de Senat avizele formulate de comisie; îndeplineşte şi alte atribuţii prevăzute de prezentul regulament.
(2) În cazul indisponibilităţii preşedintelui, se alege prin vot deschis, un preşedinte de şedinţă.
(3) Secretarul comisiei efectuează apelul nominal şi ţine evidenţa participării la şedinţe a membrilor comisiei; asigură redactarea rapoartelor, rapoartelor de avizare, proceselor-verbale etc. şi efectuează numărarea voturilor exprimate în cadrul şedinţelor acesteia.
Art. 18. Activitatea comisiei pentru avizarea proiectelor de hotărâri va cuprinde următoarele etape:
a) examinarea proiectului de hotărâre a iniţiatorului şi a expunerii de motive a acestuia;
b) examinarea eventuală a raportului de specialitate al compartimentului de resort din cadrul serviciilor din structura universităţii;
c) redactarea, semnarea de către membrii comisiei şi înaintarea raportului de avizare la Cancelaria Senatului. Acest raport trebuie să conţină aprecierea explicită a oportunităţii proiectului şi o concluzie neechivocă de admitere, admitere cu modificări bine definite sau respingere a acestuia.
Art. 19. Comisia poate solicita, prin presedintele său, rapoarte, informări şi documente din partea facultăţilor şi departamentelor, precum şi din partea compartimentelor din cadrul serviciilor universităţii.
Art. 20. – (1) Şedinţele comisiei, de regulă, sunt deschise cadrelor didactice ale universităţii. Comisia poate hotărî ca la dezbateri să fie invitaţi specialişti, alţi senatori. Invitaţiile se formulează în scris şi vor fi semnate de preşedintele comisiei. Acestea se transmit prin Cancelaria Senatului.
(2) Persoanele prevăzute la alin. (1) pot fi ascultate în cadrul şedinţei comisiei dar nu au dreptul de a participa la vot.
Art. 21. Recomandările, rapoartele sau punctele de vedere ale comisiei sunt prezentate Senatului de către preşedintele comisiei sau de către un alt raportor desemnat de către acesta.
Art. 22. Comisia poate ţine şedinţe comune cu alte comisii, din proprie iniţiativă sau la iniţiativa preşedintelui Senatului sau a preşedintelui altei comisii.

CAPITOLUL V
DISPOZIŢII FINALE


Art. 23. Comisia pentru Baza materială, Buget si Finanţe îşi rezervă dreptul de a propune Senatului modificarea şi completarea prezentului regulament ori de câte ori acest lucru este necesar sau se impune.

Art. 24. Prezentul Regulament, inclusiv Anexa, a fost aprobat în şedinţa de Senat din data de 01.11.2012.


ANEXA

Extrase din Regulamentul De Organizare Şi Funcţionare A Senatului care privesc Comisia pentru baza materială, buget şi finanţe

Art. 13
(1) Comisiile Senatului au următoarele atribuţii generale:
a. elaborează proiecte de regulamente precum şi criterii unitare privind soluţionarea unor probleme din aria lor de activitate;
b. efectuează analize, alcătuiesc rapoarte (anuale) şi propun Senatului proiecte de măsuri pe baza rapoartelor întocmite referitor la analizele întreprinse;
c. efectuează lucrări şi operaţiuni conforme cu aria lor de activitate şi corelate cu cerinţele activităţii din universitate;
d. propun Senatului subiecte de interes major spre analiză;
e. îndeplinesc orice atribuţii stabilite de Senat, în limitele ariilor de competenţă.
Art. 34.
(1) Comisiile de specialitate sunt structuri subordonate Senatului, având, în principal, funcţii de control, consultanţă şi expertizare, de analiză şi fundamentare a deciziilor, hotărârilor şi actelor normative interne supuse spre aprobare Senatului
(2) Componenţa nominală a consiliilor şi comisiilor este propusă de către senatori şi preşedintele Senatului şi este aprobată de către Senat prin vot deschis, cu cel puţin jumătate plus unu din voturile celor prezenţi.
(3) Comisiile sunt conduse de un preşedinte. Acesta este membru al Senatului şi este desemnat de către preşedintele acestuia, cu avizul acestuia, prin vot deschis, cu cel puţin jumătate plus unu din voturile celor prezenţi.
(4) În stabilirea componenţei nominale a comisiilor, vor fi avute în vedere opţiunea fiecărui membru al Senatului şi, specializarea şi competenţele acestuia, astfel încât fiecare comisie să aibă caracterul unui organism specializat, cu rol de expert în domeniul de activitate de care răspunde.
(5) Comisiile pot să-şi desfăşoare activitatea şi prin colective de specialişti ai universităţii, în care pot fi cooptate şi alte persoane, în funcţie de natura problemelor care trebuie rezolvate.
(6) Comisiile pot solicita rapoarte şi informări din partea facultăţilor şi departamentelor, precum şi din partea compartimentelor tehnico-administrative.
(7) Concluziile comisiilor permanente au rol consultativ, nu deliberativ.
Art. 35. Atribuţiile generale ale comisiilor de specialitate:
a. elaborează proiecte de regulamente privind soluţionarea problemelor din aria lor de activitate;
b. efectuează analize şi propun Senatului proiecte de măsuri pe baza rapoartelor întocmite asupra proiectelor de hotărâri;
c. îndeplinesc activităţile din domeniul lor de responsabilitate, aşa cum reies din regulamentul propriu de funcţionare adoptat de către comisie şi validat de Senat.
Art. 36.
(1) Lucrările comisiilor Senatului se desfăşoară prin întâlniri de lucru şi activităţi individuale, în funcţie de necesităţile activităţii şi de solicitările Senatului sau ale organelor de conducere colectivă, conform unui regulament propriu.
(2) Regulamentul propriu este aprobat de către Senat şi poate prevedea sancţiuni pentru membrii comisiei care nu participă la întâlnirile şi activităţile acestora.
Art. 37.
(1) Recomandările sau punctele de vedere ale comisiilor se adoptă cu majoritatea simplă a membrilor comisiilor
(2) Lucrările comisiilor se consemnează în caietul de procese verbale, prin grija preşedinţilor acestora.
(3) Recomandările, rapoartele sau punctele de vedere ale comisiei sunt prezentate Senatului de către preşedintele comisiei sau de către un alt raportor desemnat de către acesta.
Art. 38. Atribuţiile comisiilor de specialitate sunt următoarele:
.................................................
Comisia pentru baza materială, buget şi finanţe are rolul de a analiza aspectele financiare ale activităţii instituţiei şi de a propune Senatului studii, programe şi proiecte de măsuri privind asigurarea resurselor financiare ale Universităţii şi gestionarea eficientă şi raţională a acestora. Comisia de buget-finanţe are următoarele atribuţii specifice:

a. analizează periodic modul de constituire, administrare şi utilizare a resurselor financiare ale Universităţii, ţinând cont de actele normative privind finanţarea instituţiilor publice;
b. analizează şi propune Senatului noi surse de provenienţă a disponibilităţilor monetare şi/sau materiale necesare;
c. efectuează analize şi elaborează propuneri privind determinarea costurilor procesului de învăţământ şi ale cercetării ştiinţifice şi aplicarea sistemului de conducere prin bugete a structurilor de învăţământ şi cercetare;
d. colaborează cu Comisia pentru învăţământ pentru adaptarea instituţiei la sistemul de finanţare a universităţilor, în condiţiile autonomiei financiare;
e. întocmeşte, pe baza analizelor economico-financiare, prognoze şi calcule de fundamentare a indicatorilor financiari privind cheltuielile bugetare;
f. colaborează cu compartimentele de specialitate şi cu celelalte comisii ale Senatului la întocmirea Planului strategic de dezvoltare a universităţii şi a fiecărei facultăţi în parte;
g. colaborează cu compartimentele de specialitate şi cu celelalte comisii ale Senatului la fundamentarea şi elaborarea programelor anuale la nivelul facultăţilor şi al universităţii;
h. colaborează cu compartimentele de specialitate şi cu administratorii facultăţilor la fundamentarea şi întocmirea proiectului de buget la nivelul universităţii şi la nivelul fiecărei facultăţi şi avizează aceste proiecte înaintea prezentării lor în Senat;
i. propune actualizarea bugetelor aprobate, ori de cate ori este cazul, pe baza actelor normative de modificare sau a altor condiţii de fundamentare a acestora;
j. analizează modul de organizare şi conducere a contabilităţii cantitativ-valorice a bunurilor materiale pentru activitatea proprie;
k. colaborează cu Serviciul Contabilitate la întocmirea situaţiilor financiare anuale şi periodice, precum şi a rapoartelor de gestiune şi avizează aceste situaţii înaintea prezentării lor în Senat;
l. avizează deciziile de organizare a controlului financiar preventiv, a controlului operativ ierarhic şi a auditului intern;
m. colaborează cu compartimentele de specialitate şi cu celelalte comisii ale Senatului la elaborarea, potrivit competenţelor stabilite, de instrucţiuni şi regulamente referitoare la întocmirea şi circulaţia documentelor în care sunt consemnate operaţiuni patrimoniale;
n. analizează, pe baza datelor privind execuţia bugetară, cheltuielile efectuate pe capitole, şi propune Senatului măsuri de eliminare a cheltuielilor neeconomicoase;
o. elaborează studii, analize, documentări şi sinteze în vederea prezentării în Senat de propuneri pentru proiectele de acte normative specifice prin care să se reglementeze activitatea financiar-contabilă în instituţiile publice de învăţământ superior;
p. îndeplineşte orice ale atribuţii stabilite de către Senat.