Pachetul de Informații
Pachetul de Informații pentru competiția 2017 – Proiecte Complexe realizate în consorții CDI (PCCDI) a fost dezvoltat de Colegiul Consultativ pentru Cercetare, Dezvoltare și Inovare (CCCDI) și aprobat de Ministerul Cercetării și Inovării (MCI). Pachetul de informații a fost supus dezbaterii publice pe paginile de web www.reasearch.gov.ro și www.uefiscdi.ro.

Selectarea și alocarea experților
În procesul de evaluare, administrat de UEFISCDI, au fost utilizați experți evaluatori selectați de CCCDI și aprobați de MCI. Reprezentanții CCCDI au selectat experții evaluatori în baza informațiilor declarate de către acesția în platforma www.brainmap.ro.

Au putut fi selectați doar experții evaluatori ce au încărcat în platformă, declarația pe propria răspundere privind respectarea normelor de etică și avizul instituției de unde provin. Selecția s-a realizat la nivelul fiecărui domeniu de încadrare a propunerilor de proiecte (Bioeconomie, TIC, spațiu și securitate; Energie, mediu și schimbări climatice; Eco-nanotehnologii și materiale avansate; Sănătate; Patrimoniu și Identitate culturală; Tehnologii noi și Emergente).

La nivelul CCCDI/MCI s-a decis ca un expert evaluator să poată fi utilizat în procesul de evaluare în domenii diferite (pentru care a fost selectat/validat de CCCDI) de domeniul de încadrare al proiectului în care este implicat.
Ulterior aprobării de MCI a  listelor  cu experții selectați de CCCDI, a fost inițiat procesul de alocare automată a propunerilor de proiecte declarate eligibile (375), cu evitarea conflictelor de interese.

Algoritmul de alocare automată a evaluatorilor pe proiecte a ținut cont de următoarele criterii:

• s-a verificat corespondența între domeniul de expertiză a evaluatorului (validat de CCCDI) și domeniul de încadrare al proiectului;
• s-a verificat și s-a evitat alocarea de experți de la instituția/instituțiile implicate în proiect (pe baza codului fiscal al instituției la care este angajat expertul versus codul/codurile fiscale ale instituțiilor implicate în proiect);
• s-a selectat un număr maxim de proiecte care pot fi alocate unui evaluator;
• algoritmul de alocare automată parcurge listă de proiecte, identifică pozițiile nealocate pentru fiecare proiect, parcurge lista de evaluatori și caută evaluator compatibil pe fiecare poziție respectând criteriile de mai sus; la finalul rulării algoritmul de alocare automată returnează perechi proiect/evaluator;
• după alocarea automată, evaluatorii au avut acces doar la titlu, rezumat, instituții și echipa de proiect și au avut la dispoziție un număr de 3-5 zile în care au putut refuza proiectele alocate pe motive de conflict de interes, lipsă de expertiză etc;
• pentru a putea accepta evaluarea unui proiect, evaluatorii a trebuit să confirme și faptul că, nu se află în conflict de interese, butonul de start evaluare apărând doar după această confirmare;
• după expirarea termenului, s-a reluat procesul de alocare automată a evaluatorilor pentru ocuparea pozițiilor lipsă, apărute în urma refuzurilor și realocare proiectelor pentru care nu  s-a primit un răspuns afirmativ;
• dacă un evaluator a acceptat un proiect pentru evaluare primește acces la toate informațiile din proiect și poate începe procesul de evaluare.

Evaluarea proiectelor

Procesul de evaluare s-a desfășurat, astfel:
Etapa I – În această etapă s-a evaluat secțiunea B din propunerea de proiect (agenda comună CDI, managementul proiectului complex, impactul).
Fiecare propunere de proiect a fost evaluată, on-line, de 5 experți independenți:

• Unul dintre aceștia a fost desemnat raportor, selectat aleator, având misiunea de a întocmi Raportul Inițial de evaluare în baza celor 5 evaluări individuale și a discuțiilor purtate cu ceilalți evaluatori, prin intermediul interfeței de tip „forum”, diponibilă în platforma de evaluare;
• Raportul Inițial de evaluare, redactat de raportor, a fost supus aprobării celorlalți 4 evaluatori;
• Dacă a existat un vot „nu sunt de acord” al unuia dintre ceilalți 4 evaluatori, propunerea de proiect a fost analizată în ședință de panel unde s-a decis nota finală;
• Au fost organizate 7 ședinte de panel, câte una pentru fiecare domeniu,  pentru analiza finală a 41 de proiecte ce au avut cel putin un vot „nu sunt de acord”.

Lista cu rezultatele preliminare – Etapa I evaluare a fost afișată în pagina web a UEFISCDI,
https://uefiscdi.ro/proiecte-complexe-realizate-in-consortii-cdi-pccdi.

Directorii de proiecte au avut posibilitatea să transmită contestații având ca obiect exclusiv viciile de procedură. Contestațiile au fost analizate chiar dacă au fost ridicate probleme, altele decât cele de procedură. Analiza contestațiilor a fost realizată, la nivelul fiecărui domeniu, în cadrul panelurilor constituite în acest sens.  Au fost primite 117 contestații, din care 2 au fost soluționate pozitiv.
 
Rezultatele finale ale Etapei I de evaluare:

• 1.875 evaluări individuale; 375  Rapoarte Inițiale de evaluare;
• 314 propuneri de proiecte au trecut în etapa II de evaluare (propunerile care au obținut min. 42 puncte din 60 posibil), cu 1.280 proiecte componente.

Etapa II – În această etapă s-a evaluat secțiunea C din propunerea de proiect (planurile de realizare ale proiectelor componente, resursa umană implicată, planul de implementare, acordul de parteneriat).  

• În cadrul acestei etape au putut fi implicați și experții evaluatori utilizați în etapa I;
• Fiecare propunere de proiect component a fost evaluată de 3 experți evaluatori și pentru fiecare  proiect component s-a întocmit un raport de evaluare, realizat de un raportor, în baza evaluărilor individuale și a discuțiilor purtate de evaluatori prin seciunea „forum”;
• După finalizarea evaluării pentru toate proiectele componente, s-a elaborat Raportul Intermediar de Evaluare care a integrat Raportul de evaluare – Etapa I și Rapoartele de evaluare pentru proiectele componente (fișa concatenată). Această fișa concatenată a fost pusă la dispozitița directorului de proiect pentru a pregăti etapa de audiere – ultima etapa a procesului de evaluare;
• Audierile au implicat susținerea propunerilor de proiecte, de către directorii acestora, în fața panelurilor  de experți. În vederea păstrării confidențialitătii experților, directorii de proiecte au făcut prezentarările prin Skype (audio și video), iar membrii panelului de evaluare au fost prezenți, fie la sediul UEFISCDI, fie prin Skype (audio):

 
Posturile vacante și Punctajul final
Având în vedere că, în propunerile de proiecte primite au existat diverse modalități de prezentare a  posturilor vacante pentru noi cercetători, după consultările cu conducerea MCI, UEFISCDI a solicitat directorilor de proiecte să confirme posturile de noi cercetători (normă întreagă) asumate prin proiect.  Totodată, directorii de proiecte au fost informați de clauzele contractuale ce se vor regăsi în contractul de finanțare:

• Neîndeplinirea condiției de angajare a noilor cercetători, în maxim 6 luni de la demararea proiectului, va atrage după sine rezilierea contractului de finanțare cu obligația restituirii sumelor avansate până în acel moment (la nivelul proiectului complex);
• Nerespectarea condiției privind menținerea în instituția coordonatoare/parteneră a noilor cercetători, cel puțin 2 ani de la finalizarea proiectului, atrage după sine obligativitatea restituirii sumelor aferente posturilor  respective, utilizate în perioada de derulare a proiectului;
• Orice abatare de la condițiile menționate mai sus atrage după sine interdicția instituțiilor în cauză, de a participa la orice tip de competiție organizată de MCI, în următorii 2 ani.

Adresa transmisă directorilor de proiecte a fost înaintată și către reprezentanților legali ai instituțiilor coordonatoare. Directorii de proiect au avut obligația de a informa toți partenerii de adresa primită de la UEFISCDI.
Au fost primite confirmări din partea a 311 directori de proiecte, din cele 314 proiecte admise în Etapa II de evaluare. Marea majoritate a confirmărilor primite au fost semnate, atât de directorii de proiecte, cât și de reprezentanții legali.
În acordarea bonusului final s-au ținut cont de următoarele aspecte:

• toate posturile noi (echivalent normă întreagă) declarate în proiect, pentru care se acordă bonus, sunt posturi de cercetători. Nu se iau în calcul posturile noi pentru personal auxiliar în activitatea de CD și pentru personal care desfăsoară activități de dezvoltare tehnologică;
• crearea de noi posturi de cercetători este o prioritate a MCI în contextul scăderii generale a numărului de cercetători la nivel național;
• norma întreagă/proiect este calculată la 20 de luni (acest interval de timp a fost stabilit luând în considerare durata maximă de implementare a proiectelor (26-27 luni) și condiția impusă prin pachetul de informații – secțiunea C2 din cererea de finanțare – Angajarea persoanelor nou angajate nu se face mai tarziu de 6 luni de la demararea proiectului);
• numărul de posturi (echivalent normă întreagă) confirmate de directorul de proiect mai mare  decât numărul declarat în cererea de finanțare nu poate fi luat în calcul (dacă este cazul);
• asumarea de către directorul de proiect a respectării clauzelor contractuale (în situația în care propunerea de proiect este acceptată la finanțare).

Pentru un proiect complex, conform pachetului de informații, punctajul final s-a calculat ca sumă între, punctajul obținut în procesul de evaluare (max. 100) și valoarea bonusului acordat pentru angajarea de nou personal de cercetare-normă întreagă (2 puncte pentru fiecare cercetător nou angajat în proiect) –  Anexa II.3.

Pe măsura ce procesul de evaluare și confirmarea / validarea bonusului s-au finalizat, cu acordul MCI, au fost afișate rezultatele preliminare, pentru fiecare domeniu, în ordine descrescătoare a punctajelor finale.

Procesul de evaluare a fost inițiat în data de 04.09.2017, având următoarea desfășurare în timp:

Pentru acest proces de evaluare au fost validați/selectați 851 experți evaluatori, din care 570 au fost compatibili pentru a face evaluare în această competiție, dintre acestia 354 și-au exprimat disponibilitatea de a participa la procesul de evaluare (utilizați în totalitate).

În urma afișării rezultatelor preliminare, au fost primite 56 de contestații. Acestea vor fi analizate în detaliu de către comisii constituite de CCCDI.